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ユーザーケース:OutlookのメールをDropboxに保存する最も簡単な方法は?

 

ユーザーケース

以前は、Outlookの受信トレイから特定のメールをDropboxに転送する際、コピー&ペースト機能を使用していました。これにより、会社のバックアップ記録として、元のメール本文に加えて添付ファイルも保存できていました。しかし最近はこの方法が使えなくなり、代わりに各メールの添付ファイルを1つずつ開いてDropboxに転送するしかありません。この方法では時間がかかる上に情報が分断され、元のメール本文も画面から消えてしまいます。最近のDropboxの変更を踏まえて、この機能がまだ利用可能かどうか、またどのように実行できるかご存知の方はいらっしゃいますか?

- Dropboxコミュニティからの質問

OutlookのメールをDropboxに保存することができるのか?

はい、OutlookのメールをDropboxに保存することは可能です。この記事では2つの効果的な方法をご紹介します。

Outlookは、Microsoft社が提供するメールソフトやスケジュール管理ツールです。メールの送受信のほか、予定表の管理やタスクの管理、連絡先の管理、ファイルの共有など、さまざまな機能があります。

Dropboxは、ファイルやフォルダを保存・共有・同期できるクラウドストレージサービスです。パソコンやスマートフォン、タブレットなど、さまざまなデバイスからアクセスできます。

OutlookメールをDropboxに保存
OutlookメールをDropboxに保存

メールをクラウドに保存するのは難しい作業ではなく、以下のようなメリットや活用シーンがあります。

  • バックアップと冗長性:OutlookメールをDropboxに保存することは、メールのバックアップを取ることと同じです。万が一Outlookアカウントに問題が発生しても、Dropboxから重要なメールにアクセスできます。
  • 長期保存:Outlookのメールボックスを散らかしたくないが重要なメールを長期間保存したい場合、Dropboxに保存するのが解決策になります。これによりメールボックスのサイズ管理やパフォーマンス向上が可能です。
  • 整理と検索:Dropboxにはフォルダ分け、タグ付け、強力な検索機能があります。自分なりにOutlookメールを整理し、必要な時に簡単に検索できます。
  • 共同作業:他の人とOutlookメールを共有する必要がある場合、Dropbox経由で共有すると便利です。個々のメールを転送する必要がなく、Outlookアカウントへのアクセス権限がなくても特定の人にメールを閲覧・作業させることができます。
  • どこからでもアクセス:Dropboxならインターネット接続可能な任意のデバイスからファイルにアクセスできます。つまり、Outlookアカウントに直接アクセスできなくても、Dropboxに保存したOutlookメールを確認できます。

「自動」MultCloudでOutlookメールをDropboxに保存

この方法は、Outlookから直接Dropboxにメールを移行したい方に特におすすめです。手作業でのダウンロードに時間をかけたくない方にとって、MultCloudの「メール移行」機能は最適な選択肢でしょう。この機能を使えば、OutlookメールのDropboxへのアップロードを自動化できます。さらに、移行前にメールはPDF形式に変換されるため、Dropboxで確認する際にはPDFファイルとして保存されているのが確認できます。

MultCloud
MultCloud

1. メール移行でOutlookメールのDropbox自動保存

ステップ 1:MultCloudのアカウントまだお持ちでない場合は、MultCloudアカウントに登録してください。

MultCloudにログイン
MultCloudにログイン

ステップ 2:OutlookとDropboxをMultCloudに追加します。Outlookを追加する場合は、「メールを追加」をクリックし、Outlookアイコンを選択後、アカウントにログインします。Dropboxを追加する場合は、「クラウドを追加」をクリックし、同様の操作を行います。

Outlookを追加
Outlookを追加
Dropboxを追加
Dropboxを追加

ステップ 3:左サイドバーで「メール移行」を選択し、転送元ボックスにOutlook、転送先ボックスにDropboxを指定します。

OutlookのメールをDropboxに保存
OutlookのメールをDropboxに保存

ステップ 4:自動化したい場合は「スケジュール」を開き、実行頻度を設定します。即時実行したい場合は「今すぐ移行」をクリックします。

スケジュール
スケジュール

ヒント:MultCloudの無料プランでは月50通までのPDF変換が可能です。すべてのOutlookメールをPDF形式で移行したい場合、有料プランにアップグレードすると:変換制限が無制限になり、1回のセッションで最大200通の移行が可能です。

2. PSTファイルをDropboxに保存できるのか?

Outlookエクスポートウィザードで作成したPSTファイルはDropboxにアップロード可能です。ただし、PSTファイルはOutlook専用形式のため、直接開くことはできません。ファイルを閲覧するにはOutlookが必要になります。より互換性の高い形式をご希望の場合、PDF形式での保存がおすすめです。MultCloudの「メールダウンロード」機能を使用すれば、メールを一括でPDFファイルとしてローカルにダウンロードできます。変換後のPDFファイルをDropboxにアップロードすれば、Outlookがなくても直接閲覧可能です。

MultCloudでOutlookのメールをエクスポート
MultCloudでOutlookのメールをエクスポート

「手動」OutlookエクスポートでOutlookメールをDropboxに保存

MultCloudを使わない従来の方法でも、OutlookメールをDropboxに保存できます。この方法では、メールを一度ローカルにダウンロードしてからDropboxにアップロードする必要があります。MultCloudソリューションに比べると手間がかかりますが、パソコンにメールをバックアップしたい場合には適した方法です。

ステップ 1:Outlookからメールをローカルに保存

ステップ 1:Outlookアプリを開き、上部タスクバーの「ファイル」を選択します。

ステップ 2:左サイドバーの「開く&エクスポート」をクリックし、右側に表示される「インポート/エクスポート」を選択します。

インポート/エクスポートを選択
インポート/エクスポートを選択

ステップ 3:「実行する操作を選択」メニューで「ファイルへエクスポート」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。

ファイルをエクスポート
ファイルをエクスポート

ステップ 4:「作成するファイルの種類」で「Outlook データ ファイル (.pst)」を選択し、「次へ」をクリックします。

Outlookデータファイル(.pst)
Outlookデータファイル(.pst)

ステップ 5:転送したいメールが含まれるOutlookフォルダを選択し、「次へ」をクリックします。

フォルダを選択
フォルダを選択

ステップ 6:「参照」ボタンでDropboxの保存先フォルダを指定します。必要に応じて「オプション」を調整し、「完了」をクリックしてエクスポートを開始します。

参照
参照

ステップ 2:ローカルからOutlookメールをDropboxにアップロード

ステップ 1:Dropboxのウェブサイトまたはアプリを開き、アカウントにサインインしてください。

ステップ 2:画面上部の「アップロード」ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから「ファイル」を選択します。

ファイルをDropboxにアップロード
ファイルをDropboxにアップロード

ステップ 3:事前にダウンロードしたOutlookメールファイル(PSTまたはPDF)を選択し、Dropboxにアップロードを実行します。これでOutlookメールのDropboxへの転送が完了します。

MultCloudがOutlookエクスポートウィザードより優れている理由

2つの方法を比較した今、お気づきの方もいるでしょう。一般的なダウンロード&アップロード方法よりも、MultCloudの「メール移行」が優れたソリューションである理由をご説明します:

1. 操作の簡便性MultCloudでは自動処理されるため、手作業でのダウンロード/アップロードが不要です。

2. 高い互換性:OutlookエクスポートはPST形式(Dropboxで直接閲覧不可)ですが、MultCloudはPDF変換するため特別なツール不要です。

3. 多様なメールソース対応:Outlookだけでなく、GmailからDropboxへの移行も可能です。

4. 豊富なカスタマイズ機能:

「スケジュール」:自動実行スケジュール設定

「メール」:通知設定

「フィルタ」:移行メールのフィルタリング

5. オフライン転送対応:転送開始後はPCをシャットダウンしても、MultCloudのサーバー側で処理が継続します。

logo

  • クラウド転送:ダウンロードせずにクラウド間でファイルを自動的に転送します。
  • クラウドバックアップ:別のクラウドにファイルをバックアップし、異なるバージョンで復元します。
  • チーム転送:ビジネスクラウド間でサブアカウントをマッチングさせながらファイルを転送します。
  • メール移行:一度に複数のメールと添付ファイルをPDFファイルとしてクラウドに移行します。
  • イメージセーバー:Instagramやウェブサイト、Google検索から画像をローカルまたはクラウドに保存します。

まとめ

本記事では、OutlookメールをDropboxに保存する2つの主要な方法について詳しく解説しました。従来の手動エクスポート方法に比べ、MultCloudを活用した自動転送ソリューションには明らかな優位性があります。

特にビジネスユースでは、メールの長期保存・チーム共有・リモートアクセスといったニーズにMultCloudが最適なソリューションと言えます。データのバックアップと効率的な管理を実現するためにも、この機会にぜひMultCloudの導入をご検討ください。

よくある質問

1.メールをDropboxにバックアップする方法は何ですか?

MultCloudの「メール移行」機能を使用すれば、上記セクションで紹介した手順で自動バックアップが可能です。OutlookメールからDropboxに、あるいはOutlookメールをUSBへのバックアップに対応しています。

2.Dropboxはメール受信できますか?

いいえ。Dropboxはクラウドストレージサービスであり、ファイルのアップロード・保存・共有機能はありますが、メールの受信や管理機能は備えていません。

3.Office 365とDropboxは連携できますか?

はい。Office 365アプリケーション内から直接Dropboxファイルにアクセスして編集可能です。さらにMultCloudの「クラウド同期」を使えば、OneDrive/OneDrive for Business/SharePointファイルとDropboxをリアルタイム同期でき、より高度な連携が実現します。

4.Outlookで添付ファイルをDropboxに保存するにはどうしますか?

まず、添付ファイルやDropboxの共有リンクを含むメールを受信したとき、OutlookのリボンやメールのヘッダーにあるDropboxボタンをクリックします。次に、Dropboxアカウントに保存する添付ファイルを選択します。最後に、添付ファイルをDropboxアカウントのどこに保存するか指定します。

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