Prefacio
SharePoint Online es una de las aplicaciones en la nube más populares para almacenar y administrar archivos. Debido al cambio global al trabajo remoto, más del 86% de los usuarios de Microsoft SharePoint ahora dependen de servidores basados en la nube en lugar de servidores locales.
A medida que crece el número de usuarios, los eventos de pérdida de datos, como errores humanos y ciberataques en la nube, se vuelven inevitables. Las herramientas de recuperación nativas de Microsoft ofrecen protección y opciones de recuperabilidad limitadas. Para una protección más completa, puede realizar copias de seguridad de SharePoint Online utilizando una solución de copia de seguridad dedicada.
La buena noticia es que existen herramientas gratuitas que le permiten mantener copias de seguridad. Obtener estas herramientas correctamente significa que minimizará la posibilidad de pérdida de datos en caso de un ciberataque o incidente de usuario. Le proporcionaremos dos métodos gratuitos y una herramienta de terceros, y le daremos una guía paso a paso sobre cómo hacer copias de seguridad de sus documentos de SharePoint de forma segura.
Cómo hacer una copia de seguridad manual del sitio de SharePoint de Office 365
Puede hacer una copia de seguridad manual de sus archivos de SharePoint en su computadora o unidad externa para mantenerlos seguros en caso de que su cuenta de Microsoft 365 se vea comprometida. Para hacer una copia de seguridad manual de SharePoint, siga estos pasos:
Paso 1: Abra su sitio de SharePoint en un navegador web.
Paso 2: Vaya a la biblioteca de archivos de SharePoint Online y haga clic en "Documentos". Seleccione los archivos de los que necesita hacer una copia de seguridad, haga clic con el botón derecho y seleccione la opción "Descargar". Esto descargará el archivo seleccionado a su dispositivo.
Paso 3: Guarde el archivo en un disco portátil que se pueda utilizar para almacenar copias de seguridad de Microsoft SharePoint.
Limitaciones para hacer copias de seguridad de SharePoint utilizando el método manual:
1. Lleva mucho tiempo, ya que todas las operaciones son manuales.
2. Dado que es completamente manual, existe una alta probabilidad de que olvide descargar datos nuevos o actualizados.
3. Si hay un problema con la computadora/unidad externa, se perderá la copia de seguridad.
4. En caso de pérdida de datos, la restauración de los datos de SharePoint será un proceso engorroso.
Cómo hacer una copia de seguridad del sitio de SharePoint Online mediante la opción nativa
Utilizando el cliente de sincronización de OneDrive, puede sincronizar los archivos de SharePoint Online con su escritorio para que estén disponibles sin conexión. Esto también se puede utilizar como copia de seguridad para crear copias de datos de SharePoint. A continuación, se explica cómo hacer una copia de seguridad de sus datos de SharePoint Online utilizando el cliente de sincronización de OneDrive:
Nota: Para hacer esto, debe tener la aplicación de escritorio Microsoft OneDrive instalada en su dispositivo.
Paso 1: Inicie sesión en SharePoint y abra el sitio que necesita sincronizar con la aplicación de escritorio OneDrive.
Paso 2: Navegue hasta el módulo "Documentos".
Paso 3: Haga clic en "Sincronizar" para descargar el documento a la carpeta de OneDrive en su escritorio. Esto le pedirá que abra la carpeta de OneDrive para confirmación.
Paso 4: Haga clic en "Abrir Microsoft OneDrive".
Todos los archivos seleccionados estarán disponibles en su escritorio. Y estos archivos se sincronizarán con SharePoint, por lo que cualquier eliminación en SharePoint se reflejará en el escritorio. Para hacer una copia de seguridad de SharePoint en la unidad local, debe copiar todos los archivos descargados a otra carpeta en su escritorio o a un disco duro externo.
Si bien el cliente de sincronización de OneDrive se puede utilizar como copia de seguridad, confiar completamente en él puede ser arriesgado, ya que la computadora local es propensa a fallas o malware.
Limitaciones para las copias de seguridad de SharePoint utilizando el cliente de sincronización de OneDrive:
1. Dado que la realización de copias de seguridad es manual, la creación de copias de seguridad periódicas y coherentes puede ser un desafío.
2. Para administrar su espacio de almacenamiento, se verá obligado a eliminar archivos antiguos que no son importantes en este momento.
3. Este método solo se aplica si el usuario individual es responsable de hacer una copia de seguridad de sus datos. Los administradores no pueden administrar copias de seguridad para usuarios individuales.
[Automático] Cómo hacer una copia de seguridad del sitio de SharePoint de Office 365 con software de terceros
Para facilitar la copia de seguridad y la restauración de SharePoint, puede intentar utilizar software de terceros. MultCloud es una solución de copia de seguridad totalmente automatizada que le ayuda a proteger sus datos. Esta herramienta realiza automáticamente copias de seguridad de su sitio de SharePoint y guarda todos los cambios sin ningún esfuerzo de su parte.
Con MultCloud, puede hacer copias de seguridad de SharePoint en línea en Dropbox Business, Google Workspace, Box for Business, Amazon S3, Wasabi, SugarSync, HiDrive, MySQL, Egnyte, MediaFire, ownCloud, ADrive, incluso NAS, WebDAV y FTP/SFTP. Con MultCloud, los administradores de TI pueden hacer copias de seguridad y restaurar datos de Office 365 SharePoint con solo unos clics.
¿Por qué utilizar una herramienta de copia de seguridad en la nube de terceros para hacer una copia de seguridad de SharePoint Online? Estas son las ventajas de hacer una copia de seguridad de sus datos de SharePoint Online con la herramienta de copia de seguridad en la nube de terceros --- MultCloud:
- Puede mantener copias seguras de los datos de la organización incluso después de que se eliminen las cuentas de usuario. Esto ocurre principalmente durante la salida de los empleados, lo que ahorra costos de licencia.
- Puede acceder a los datos incluso si Microsoft 365 experimenta una interrupción, y sus datos de SharePoint son accesibles a través de un servicio de copia de seguridad en línea.
- Puede ahorrar tiempo a grandes equipos en la gestión de copias de seguridad.
- Puede obtener seguridad de datos adicional con controles administrativos mejorados y protección integrada contra ataques de ransomware.
- Puede programar copias de seguridad automáticas en tiempo real varias veces al día.
A continuación, se explica cómo los administradores pueden hacer copias de seguridad de los datos de SharePoint Online utilizando la aplicación de copia de seguridad MultCloud:
Paso 1: Cree una cuenta MultCloud en la web.
Paso 2: Haga clic en el botón "Añadir Cloud" a la izquierda y agregue SharePoint Online presionando el icono. Para guardar sus copias de seguridad, deberá agregar otro servicio de almacenamiento de archivos en la nube seguro, como Amazon S3.
Paso 3: Después de agregar ambas cuentas, ahora puede hacer fácilmente una copia de seguridad de SharePoint en S3. Haga clic en "Respaldo en la nube" a la izquierda, luego seleccione los archivos de los que se hará una copia de seguridad y seleccione la ruta de destino para guardar la copia de seguridad, y finalmente haga clic en "Hacer Backup Ahora".
Si desea programar una tarea, puede presionar el botón "Programación" y elegir una hora específica para que se ejecute la tarea. Mientras tanto, también puede habilitar las notificaciones por correo electrónico en la interfaz de "Opciones".
Nota: La copia de seguridad es solo el primer paso para proteger los datos comerciales. La capacidad de recuperar archivos de SharePoint eliminados permanentemente también es importante para los administradores de Microsoft 365. Si necesita restaurar datos a una versión anterior, vaya a la tarea de copia de seguridad que creó y seleccione la versión correspondiente para restaurar.

- Compartir inteligente: Comparta archivos en la nube a través de modo público, privado o fuente.
- Mover con un clic: Transferencia, sincronización y copia de seguridad de datos rápida entre nubes.
- Archivo de correo electrónico: Proteja los correos electrónicos en otras nubes o discos locales.
- Carga remota: Guarde eficazmente los archivos web en nubes a través de URL.
- Guardar páginas web como PDF/PNG: Mantenlas localmente o en línea.
- Seguro: Protecciones completas de autorización AES de 256 bits y OAuth a tiempo completo.
- Fácil: Acceda y administre todas las nubes en un solo lugar con un solo inicio de sesión.
- Extenso: Se admiten más de 30 nubes y servicios locales.
Resumen
¿Cómo hacer una copia de seguridad del sitio de SharePoint de Office 365? La descarga manual y la opción "Sincronizar" en SharePoint pueden ayudarle a hacer una copia de seguridad de los datos en una unidad de almacenamiento local. Con MultCloud, no solo puede hacer copias de seguridad de SharePoint en la unidad de nube correspondiente y otros servicios de almacenamiento de archivos, sino también sincronizar o transferir archivos de nube a nube.
Además, MultCloud también proporciona otras funciones útiles para ayudarle a administrar cuentas en la nube y archivos en la nube, lo que le ahorra mucho tiempo. ¡Elegir MultCloud será la decisión correcta!
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