Wie kann man E-Mails nach Kündigung behalten? Eine vollständige Anleitung

• Anwendungsfall: Wie kann ich meine E-Mails beim Kündigen löschen?
• Wichtig: E-Mails beim Kündigen speichern
• Wie kann man E-Mails nach Kündigung behalten?
• Bonus-Tipps: E-Mails beim Kündigen speichern
• Zusammenfassung

Anwendungsfall: Wie kann ich meine E-Mails beim Kündigen löschen?

Wichtig: E-Mails beim Kündigen speichern

Arbeitsbezogene E-Mails enthalten oft wichtige Informationen, wie zum Beispiel wichtige Diskussionen, Projektaktualisierungen und Kundenkommunikation. Wenn Sie Ihren Job aufgeben, ist es aus verschiedenen Gründen von entscheidender Bedeutung, Ihre arbeitsbezogene Kommunikation aufrechtzuerhalten. Möglicherweise müssen Sie Folgendes tun:

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre E-Mails ordnungsgemäß zu speichern, können Sie den Verlust wertvoller Informationen vermeiden und den Übergang reibungsloser gestalten. Durch das Speichern dieser E-Mails können Sie Ihre Beiträge und Erfolge dokumentieren. Darüber hinaus ist es für Referenzzwecke sehr wertvoll, auf vergangene E-Mail-Korrespondenz zu zugreifen, insbesondere wenn Sie einen neuen Job beginnen oder in Zukunft an ähnlichen Projekten arbeiten.

Wie kann man E-Mails nach Kündigung behalten?

Viele Benutzer möchten die spezifischen Bedienschritte kennen. Die folgenden detaillierten Schritte können Ihnen sehr helfen!

Schritt 1. Organisieren Sie Ihren Posteingang

Bevor Sie mit dem Speichern Ihrer E-Mails beginnen, ist es wichtig, Ihren Posteingang zu organisieren. Löschen Sie alle irrelevanten oder unnötigen E-Mails, um Ihr Postfach aufzuräumen. Überprüfen Sie jede E-Mail und stellen Sie fest, ob sie von erheblichem Wert ist oder aufbewahrt werden muss.

Schritt 2. Erstellen Sie Ordner und Etiketten

Sie können in Ihrem E-Mail-Client Ordner und Etiketten erstellen, es kann Ihnen helfen, Ihre E-Mails effizient zu kategorisieren und zu sortieren. Gruppieren Sie E-Mails nach Projekten, Kunden oder anderen relevanten Kriterien. Diese Organisationsmethode erleichtert das zukünftige Auffinden bestimmter E-Mails.

Schritt 3. Archivieren Sie Wichtige E-Mails

Die Archivierung ist eine nützliche Funktion, die von den meisten E-Mail-Clients bereitgestellt wird. Anstatt wichtige E-Mails zu löschen, können Sie sie archivieren. Die Archivierung kann E-Mails von Ihrem Hauptposteingang nach einen separaten Ordner vershieben, sodass sie bei Bedarf leicht zugänglich bleiben.

Schritt 4. Speichern Sie wichtige E-Mails

Wenn alle E-Mails archiviert sind, können Sie E-Mails auf die folgenden drei Arten speichern.

Option 1. E-Mails in den lokalen Speicher exportieren

Um die Verfügbarkeit und Sicherheit langfristig zu gewährleisten, ist der Export von E-Mails in Ihren lokalen Speicher eine zuverlässige Option. Die meisten E-Mail-Clients bieten die Möglichkeit, E-Mails in verschiedenen Formaten zu exportieren, beispielsweise .pst oder .mbox. Durch den Export von E-Mails in Ihren lokalen Speicher haben Sie die Kontrolle über ihren Speicherort und können auch ohne Internetverbindung problemlos darauf zugreifen und sie durchsuchen.

Option 2. E-Mails an persönliches Konto weiterleiten

Wenn Sie E-Mails nach kündigung behalten möchten, können Sie sie an Ihr persönliches E-Mail-Konto weiterleiten.  Diese Methode stellt sicher, dass Sie eine Sicherungskopie wichtiger E-Mails in einem separaten Konto haben. Seien Sie beim Weiterleiten von E-Mails vorsichtig und senden Sie nur relevante und nicht vertrauliche Informationen an Ihre persönliche E-Mail-Adresse. Denken Sie daran, die Richtlinien Ihrer Organisation bezüglich der Weiterleitung von E-Mails an persönliche Konten zu überprüfen.

Option 3. E-Mail über MultCloud in der Cloud sichern

E-Mail-Backup-Dienste bieten eine bequeme und sichere Möglichkeit, Ihre geschäftlichen E-Mails zu speichern und aufzubewahren. Diese Dienste sichern Ihre E-Mails automatisch in der Cloud und stellen so sicher, dass Sie von jedem Gerät mit Internetverbindung darauf zugreifen können. Hier ein hervorragendes E-Mail-Backup-Tool – MultCloud kann Ihnen sehr helfen! Mit diesem Tool können Sie ganz einfach:

Um E-Mails schnell und einfach in Cloud-Konten zu speichern, müssen Sie die von MultCloud bereitgestellte Funktion „E-Mail-Migration“ verwenden. In diesem Artikel wird als Beispiel das Speichern von Gmail-E-Mails in Dropbox verwendet.

Schritt 1. Verwenden Sie Ihre übliche E-Mail-Adresse, um ein MultCloud-Konto zu registrieren. Oder Sie können sich auch direkt mit Ihren Google- oder Facebook-Zugangsdaten anmelden.

Schritt 2. Klicken Sie auf E-Mail hinzufügen und wählen Sie Gmail aus, um MultCloud Zugriff auf Ihr Gmail-Konto zu gewähren.

Schritt 3. Gehen Sie dann zu Cloud hinzufügen, wählen Sie Dropbox aus und gewähren Sie MultCloud Zugriff auf Ihr Dropbox-Konto.

Schritt 4. Gehen Sie zu E-Mail-Migration, wählen Sie Gmail-E-Mail und Dropbox-Ordner als Quelle bzw. Ziel aus und klicken Sie schließlich auf Jetzt migrieren.

Bonus-Tipps: E-Mails beim Kündigen speichern

Beim Speichern geschäftlicher E-Mails ist es wichtig, Sicherheit und Datenschutz zu priorisieren, um vertrauliche Informationen zu schützen. Hier sind einige Best Practices, die Sie befolgen sollten:

1. Persönliche Daten entfernen

Bevor Sie eine E-Mail speichern oder weiterleiten, stellen Sie sicher, dass Sie alle persönlichen oder vertraulichen Informationen löschen, die nicht außerhalb des Unternehmens weitergegeben werden sollten. Überprüfen Sie E-Mail-Threads und Anhänge noch einmal, um zu vermeiden, dass persönliche Kontaktdaten oder sensible Daten enthalten sind, die Ihre Privatsphäre gefährden oder gegen Richtlinien verstoßen könnten.

2. Vertrauliche E-Mails verschlüsseln

Wenn Sie mit hochsensiblen Informationen umgehen, sollten Sie über die Verschlüsselung Ihrer E-Mails nachdenken. Die Verschlüsselung bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene und erschwert es Unbefugten, auf den Inhalt Ihrer E-Mail zuzugreifen oder ihn zu lesen. Einige E-Mail-Clients bieten integrierte Verschlüsselungsfunktionen, oder Sie können für zusätzlichen Schutz externe Verschlüsselungstools oder -dienste verwenden.

3. Ihre Kontodaten schützen

Wenn Sie eine E-Mail speichern, sollten Sie sorgfältig darauf achten, wo und wie Sie Ihre Kontoanmeldeinformationen speichern. Stellen Sie sicher, dass Ihre Anmeldeinformationen sicher und für andere nicht leicht zugänglich sind. Erwägen Sie die Verwendung starker, eindeutiger Passwörter und aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für einen zusätzlichen Schutz. Aktualisieren Sie Ihre Passwörter regelmäßig und vermeiden Sie die Wiederverwendung für verschiedene Konten.

Zusammenfassung

Es ist wichtig, dass Sie E-Mails nach kündigung behalten. Es kann professionelle Kommunikationsaufzeichnungen führen und wertvolle Informationen aufbewahren. Denken Sie daran, der Sicherheit Priorität einzuräumen, Professionalität zu wahren und gute E-Mail-Verwaltungspraktiken zu implementieren, um einen reibungslosen Übergang und anhaltenden Erfolg auf Ihrer beruflichen Reise zu gewährleisten.